Politique de confidentialité

Présentation

AutoElite est une plateforme SaaS basée au Québec, conçue pour les concessionnaires automobiles canadiens. Nous exerçons nos activités depuis Montréal et nous nous conformons à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (la « Loi 25 ») ainsi qu'à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada (LPRPDE). La présente politique décrit les renseignements personnels que nous recueillons, la manière dont nous les utilisons, les personnes avec qui nous les partageons et les droits dont vous disposez à leur égard.

Qui nous sommes (responsable du traitement)

AutoElite est exploitée par AutoElite Technologies Inc., une société établie à Montréal (Québec), Canada. Pour les renseignements personnels qu'AutoElite recueille directement auprès des visiteurs du site (notamment via le présent site marketing et nos formulaires de contact), AutoElite est responsable du traitement. Pour les renseignements personnels que le concessionnaire téléverse au sujet de sa propre clientèle dans la plateforme, c'est le concessionnaire qui est responsable du traitement et AutoElite agit à titre de sous-traitant — voir la section « Données des clients du concessionnaire » ci-dessous.

Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) à : [email protected] ou par courrier à : AutoElite, a/s RPRP, Montréal (Québec), Canada.

Renseignements recueillis sur ce site marketing

Lorsque vous soumettez un formulaire de contact, demandez une démo ou créez un essai gratuit sur ce site, nous recueillons les renseignements que vous fournissez :

votre nom et votre adresse courriel professionnelle ;
votre numéro de téléphone (facultatif) ;
le nom de votre concessionnaire et le forfait ou la fonctionnalité AutoElite qui vous intéresse ;
le message en texte libre que vous nous adressez, le cas échéant ;
des signaux techniques recueillis automatiquement : adresse IP, agent utilisateur du navigateur, URL de la page, horodatage et un jeton de validation Cloudflare Turnstile.

Nous utilisons ces renseignements uniquement pour qualifier votre demande, y répondre, planifier une démo et, si vous y avez consenti, vous transmettre occasionnellement des actualités produit. Nous ne les enrichissons pas auprès de courtiers de données tiers et nous ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle. Le consentement explicite — recueilli via la case à cocher du formulaire — constitue la base juridique du traitement.

Renseignements recueillis

Renseignements de compte : nom, courriel professionnel, numéro de téléphone, mot de passe haché, rôles et journaux de connexion des membres du personnel du concessionnaire qui ouvrent une session AutoElite.
Données de concessionnaire et d'inventaire : fiches de véhicules, prix, photos, dossiers de transactions, contrats et données opérationnelles que le concessionnaire choisit de gérer dans notre plateforme.
Renseignements personnels de la clientèle : noms, coordonnées, pièces d'identité gouvernementales, renseignements de financement et documents signés que le concessionnaire téléverse ou qu'un client soumet par l'entremise d'un portail aux couleurs du concessionnaire. Nous ne recueillons ces renseignements que lorsque le concessionnaire a obtenu le consentement du client.
Renseignements de facturation : forfait d'abonnement, quatre derniers chiffres du moyen de paiement et historique des factures. Les données complètes de carte de paiement sont traitées directement par Stripe et ne transitent jamais par nos serveurs.
Données techniques : adresse IP, type de navigateur et journaux de requêtes nécessaires à l'exploitation sécuritaire du service.

Utilisation des renseignements

Nous utilisons les renseignements ci-dessus strictement pour fournir et soutenir le service :

fournir la plateforme AutoElite et les fonctionnalités auxquelles chaque concessionnaire est abonné ;
traiter la facturation, émettre les factures et prévenir la fraude sur les paiements d'abonnement ;
répondre aux demandes de soutien et exploiter les canaux d'assistance ;
envoyer les courriels transactionnels (compte, facturation, sécurité, signature de documents) ;
surveiller la performance, diagnostiquer les incidents et améliorer la fiabilité ;
respecter nos obligations légales en vertu du droit québécois et canadien.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Nous n'utilisons pas les données de la clientèle pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle de tiers.

Partage avec des tiers

Nous communiquons des renseignements personnels uniquement aux fournisseurs de services nécessaires à l'exploitation de la plateforme, et seulement dans la mesure minimale requise par chacun :

Stripe — facturation des abonnements et traitement des paiements.
Cloudflare — hébergement applicatif, stockage, base de données et sécurité en périphérie.
Twilio — envoi de messages texte (SMS) et appels vocaux initiés par le personnel du concessionnaire.
Fournisseurs de courriel transactionnel — courriels transactionnels pour les reçus, la signature de documents et les notifications.

Nous ne vendons jamais de renseignements personnels à des annonceurs, à des courtiers de données ni à aucun autre tiers. Nous ne communiquons des renseignements aux autorités policières ou judiciaires que lorsque nous y sommes contraints par une ordonnance légale valide émise au Québec ou au Canada.

Ces fournisseurs sont liés par contrat à des obligations de confidentialité, de sécurité et de limitation d'utilisation. La liste à jour des sous-traitants et des régions de stockage est disponible sur demande auprès de notre RPRP.

Données des clients du concessionnaire et Loi 25

Lorsque le concessionnaire téléverse des renseignements sur sa propre clientèle, le concessionnaire agit à titre de responsable du traitement de ces données et AutoElite agit à titre de sous-traitant. C'est le concessionnaire qui détermine les finalités, obtient le consentement requis et répond aux demandes de ses clients.

Conformément à la Loi 25, le client final dispose des droits suivants :

accéder aux renseignements personnels qui le concernent ;
faire rectifier les renseignements inexacts ou incomplets ;
demander la suppression des renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ;
retirer son consentement au traitement, sous réserve des obligations légales de conservation ;
recevoir ses renseignements dans un format portable et structuré.

Le client doit adresser ces demandes directement au concessionnaire avec lequel il a transigé. AutoElite assiste les concessionnaires dans le traitement de ces demandes et fournit les outils techniques nécessaires (export, anonymisation, suppression scopée par client). Si le client ne peut joindre le concessionnaire, ou si la demande vise AutoElite à titre de fournisseur de services, écrivez-nous à l'adresse ci-dessous et nous acheminerons la demande à la partie appropriée.

Sécurité

Nous protégeons les renseignements personnels au moyen de mesures techniques et organisationnelles reconnues, notamment :

pare-feu applicatif Cloudflare WAF et protection contre les attaques par déni de service à chaque requête ;
chiffrement en transit (TLS 1.2+) et au repos des données stockées ;
contrôles d'accès par rôle de sorte que le personnel ne consulte que les fiches nécessaires à ses fonctions ;
expiration des sessions, notifications de connexion et journaux d'audit pour les actions sensibles ;
mots de passe hachés et rotation des accès en cas de compromission présumée.

Aucun système n'est parfaitement sûr. Si nous détectons un incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous aviserons sans délai les concessionnaires touchés et la Commission d'accès à l'information du Québec, comme l'exige la Loi 25, et nous tiendrons un registre des incidents de confidentialité conformément à l'article 3.8 de la Loi.

Conservation

Prospects marketing et soumissions de formulaire de contact : conservés au maximum 24 mois à compter de votre dernier contact avec nous, après quoi la fiche est supprimée ou anonymisée. Vous pouvez demander une suppression anticipée en tout temps.
Comptes et données d'inventaire : conservés pendant la durée de l'abonnement, puis pendant 30 jours après la résiliation afin de permettre l'export et la récupération, puis supprimés.
Documents financiers et contrats de vente : conservés 7 ans conformément aux obligations comptables et fiscales québécoises.
Sauvegardes : des sauvegardes chiffrées glissantes expirent selon un calendrier documenté et ne sont utilisées à aucune fin autre que la reprise après sinistre.

Transferts hors Québec

AutoElite est hébergée sur le réseau mondial de Cloudflare. Vos données sont stockées dans des centres de données Cloudflare situés au Canada et aux États-Unis, et peuvent être livrées depuis des points de présence Cloudflare au Canada, aux États-Unis et en Union européenne lorsque vous accédez au site depuis ces régions. Stripe (facturation) et Twilio (SMS/voix) sont des fournisseurs établis aux États-Unis. Avant tout transfert de renseignements personnels à l'extérieur du Québec, AutoElite réalise l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée requise par la Loi 25 et conclut une entente écrite imposant au destinataire des obligations de confidentialité, de sécurité et de limitation d'utilisation équivalentes à celles prévues par le droit québécois. La liste à jour des sous-traitants et des régions de stockage est disponible sur demande auprès de notre RPRP.

Vos droits en vertu de la Loi 25

Vous pouvez exercer les droits suivants à l'égard des renseignements personnels qu'AutoElite détient sur vous à titre de responsable du traitement (visiteurs, prospects, titulaires de compte concessionnaire) :

Accès — obtenir une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ;
Rectification — corriger des renseignements inexacts ou incomplets ;
Suppression — demander la suppression lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires ;
Portabilité — recevoir vos renseignements dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ;
Retrait du consentement — vous opposer à un traitement ultérieur ou aux communications marketing en tout temps ;
Décision automatisée — AutoElite ne prend pas de décision à votre sujet fondée uniquement sur un traitement automatisé.

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez à [email protected] . Nous répondons dans un délai de 30 jours. Si vous êtes un client final d'un concessionnaire, voir la section précédente.

Témoins et traceurs

Nous utilisons un nombre restreint de témoins (« cookies ») et de technologies similaires, tous strictement nécessaires ou liés à la sécurité. Nous n'utilisons aucun témoin publicitaire, de profilage ou de suivi inter-sites sur ce site marketing.

Cloudflare Turnstile — épreuve anti-robot respectueuse de la vie privée qui s'exécute de façon invisible lors de la soumission d'un formulaire de contact. Turnstile n'a pas recours à des traceurs publicitaires tiers et n'établit pas d'empreinte de votre appareil à des fins marketing ; il analyse des signaux comme les en-têtes de requête et la cadence afin de confirmer que vous êtes humain. Le dépôt d'un témoin de validation Turnstile est nécessaire pour protéger le formulaire contre les abus, fondé sur notre intérêt légitime à sécuriser le service.
Témoins réseau Cloudflare — utilisés pour acheminer les requêtes, atténuer les attaques par déni de service et préserver la disponibilité du site.
Témoins de session (portails concessionnaire et client) — utilisés uniquement après l'ouverture de session pour vous garder connecté jusqu'à l'expiration de votre session.

Nous n'utilisons pas Google Analytics, Facebook Pixel ni aucune autre balise publicitaire comportementale sur ce site marketing.

Nous joindre

Pour toute question concernant la présente politique ou pour exercer vos droits prévus par la Loi 25, écrivez à notre responsable de la protection des renseignements personnels :

[email protected]

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) :

Courrier : Bureau 1.10, 525, boul. René-Lévesque Est, Québec (Québec) G1R 5S9
Téléphone : 1 888 528-7741 (sans frais) ou 418 528-7741
Web : cai.gouv.qc.ca

Modifications de la politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique. La date « Dernière mise à jour » en haut de la page reflète la révision la plus récente. Les modifications importantes seront annoncées sur cette page et, le cas échéant, par courriel aux comptes concessionnaire actifs.